リマインダーを使いこなそう！～Part.2～
皆さま こんにちは！
前回に引き続き、今回もリマインダーの設定方法についてご紹介していきたいと思います。
さてさて、前回の「リマインダーを使いこなそう！～Part.1～」では、通知するデータの条件を設定する方法をご紹介しましたが、今回は通知条件に該当するデータが作成された場合の通知先や通知方法の設定についてご紹介いたします。
それでは早速、設定していきましょう。
設定方法
- 通知先を設定する
リマインダー設定の詳細画面にある通知先設定セクションで通知対象者を設定します。画面中央の「追加/削除」ボタンを使って対象者を右側のユーザー一覧から選択し、左側の対象ユーザー一覧へ追加/削除していきます。
上部にある「通知指定方法」で、部署単位やユーザー単位で右側の一覧を切り替えることができます。
【ワンポイント】
通知指定方法の「ユーザー項目」にチェックを入れると、設定対象オブジェクト内に配置されているユーザー項目を指定することができるようになります。
つまり、単にユーザーや部署で指定するのはなく、データ単位で通知対象者を変えることができるのです。
※予め、該当オブジェクト内に関連項目(ユーザー対象)を用意してください。
例）リーダーやプロジェクトメンバーのユーザー項目を追加した場合
※上記設定例の場合、データ毎に登録しているリーダーへのみ通知されます。
- 通知方法を設定する
通知方法セクションより、ユーザー情報に登録しているメールアドレスへメールで通知するか、CRM内のお知らせ領域に通知するかを選択します。
※両方選択することも可能です。 - 通知タイミングを設定する
通知タイミングセクションより、どのタイミングで通知するかを設定します。
まずは基本としてデータが「登録」「更新」「削除」された場合の通知を「実行する/しない」を選択していきます。
次にどのタイミングで実行するかを選択します。
「随時」であれば、該当条件のデータが登録された瞬間に通知されますが、日次や週次、月次を選択すると実行日時をしているすることができるので、決まった時間に通知を受け取ることができるようになります。
さらに、オブジェクトの日付項目を基準日として設定することができるので、より細かい通知タイミングの設定が可能です。たとえばプロジェクトの終了予定日の1週間前にリーダーが通知を受け取るようにすれば、プロジェクトの進捗を事前にメンバーへ確認し、遅れが出ていないか等、把握するきっかけにすることができます。
今回は以上になりますが、次回は基準日の設定に関する補足と、実際に通知されるメールテンプレートについてご紹介し、このリマインダーの設定編は一旦完了となります。
途中ではございますが今回はこの辺で失礼させていただきます。
★★★今回ご紹介したリマインダー設定のマニュアルはこちら ★★★
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