リマインダーを使いこなそう！～Part.1～
皆さま こんにちは！
AGCRMの標準機能にリマインダー機能があることをご存じでしょうか？
今回は、リマインダーの設定方法についてご紹介したいと思います。
リマインダーとは？
予め設定した日時に、対象者にメール等で情報を自動的に通知してくれる機能です。AGCRMのリマインダーは新規データ登録時や削除時、また基準となる日付から日数をカウントする等、様々なタイミングで通知を出すことができます。この機能によって、確実に業務を進めることや、うっかり予定を忘れてしまう！という人的ミスを防ぐことができるんです。
【設定例】
・新しいデータが登録されたら通知する。
・契約の更新期限の1ヶ月前になったら通知する。
・受注日から2日後に通知する。 etc…
設定方法
それでは早速、設定をしていきましょう。
まずは、設定画面まで進みましょう。
- 右上にある[ログインユーザーメニュー]－[システム設定]をクリックします。
- 運用メニューセクション内から[リマインダー設定]をクリックします。
- リマインダーの一覧画面が表示されるので、新規作成する場合は[リマインダー設定を作成する]をクリックします。
- 新規登録画面が表示されるので、各項目を設定していきます。
リマインダー設定セクションの項目を設定するこのセクションで、リマインダーを設定するオブジェクトや対象になるデータ等、基本的な内容を設定します。
【項目説明】（※:必須入力項目）
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| リマインダー設定名※ | 任意の設定名を入力します。 |
| 通知判断種別 | リマインダー設定対象を選択します。 |
| 対象オブジェクト | ※｢通知判断種別｣をオブジェクトに設定した際に表示されます。 通知対象にするオブジェクトを選択します。 |
| キーワード | 対象オブジェクトの登録画面内に配置されているテキスト項目を対象にデータの条件指定がおこなえます。 |
| 条件 | 対象オブジェクトの登録画面内に配置されている各種項目を対象にデータの条件指定がおこなえます。 ※最大15項目の指定が可能です。 |
| 関連 | 対象オブジェクトに関連するオブジェクトデータを対象にデータの条件指定がおこなえます。 |
上記登録でどの様な設定になったのかと申しますと・・・。
まず、[問合わせオブジェクト]を対象に[クレーム発生]と言う名称のリマインダーを作成しました。
そして、データの条件指定として
・テキスト項目に[クレーム]が入力されているデータを対象 かつ
・[緊急度]の項目が[高]のデータを対象 かつ
・関連するオブジェクトに[レーザープリンタ-RPC252]を対象
としてリマインダーを機能させる内容になっております。
この設定で「レーザープリンタ-RPC252」に対する緊急度の高いクレームが発生した場合に、対象者へ通知がされます。
今回は説明のために全てのデータ絞込み項目を設定しましたが、もちろん必要なければそこまでする必要はありません。
なお、[キーワード]に設定した[クレーム]は[問合わせオブジェト]の登録画面内にある全テキスト項目が対象になっているのでメモ欄や会社名等、一部でも[クレーム]の文字列が含まれたデータがあれば対象データとなります。
と、既に盛沢山な感じになってしまったので、途中ではございますが今回はこの辺で失礼させていただきます。
次回はこの続きとなりますので、お楽しみに！！！
★★★今回ご紹介したリマインダー設定のマニュアルはこちら ★★★
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